En el mundo empresarial, las crisis pueden surgir en cualquier momento y a partir de cualquier evento o circunstancia: un rumor, una imagen mal entendida, un enfoque manipulado, un accidente o una declaración desafortunada. 

Desde incidentes operativos hasta problemas de reputación, ninguna organización está exenta de enfrentar situaciones que puedan afectar su imagen y credibilidad. En estos momentos críticos, contar con un portavoz preparado y entrenado es una necesidad ineludible.

¿Qué es un portavoz en una empresa y cuáles son sus funciones?

El portavoz de una empresa es la persona designada para representar a la organización ante los medios de comunicación, clientes, empleados y otros grupos de interés en momentos clave. Su función principal es comunicar de manera clara, precisa y efectiva los mensajes de la empresa, asegurando que la información que se transmite sea coherente con los valores y objetivos corporativos.

Entre sus funciones específicas podríamos destacar:

• Responder a los medios de comunicación: manejar entrevistas, ruedas de prensa y declaraciones oficiales.
• Gestionar la información en crisis: comunicar los hechos de manera objetiva, evitando la desinformación.
• Proteger la reputación de la empresa: actuar con credibilidad y transparencia para preservar la confianza del público.
• Transmitir mensajes clave: asegurarse de que la postura de la compañía quede clara y sea comprensible.

¿Por qué es fundamental que el portavoz esté preparado?

Cuando una empresa se enfrenta a una crisis, la falta de un portavoz preparado puede derivar en comunicación poco clara, pérdida de credibilidad y daños reputacionales difíciles de revertir. Un portavoz no sólo debe conocer a fondo la empresa y su sector, sino que también debe saber cómo interactuar con los medios de manera efectiva.

En caso de no contar con un portavoz adecuado, la compañía puede enfrentarse a consecuencias negativas como:

• Mensajes contradictorios: diferentes representantes en los medios pueden dar lugar a versiones inconsistentes e incluso contradictorias, generando desconfianza.
• Manejo ineficaz de preguntas difíciles: sin un entrenamiento previo, un portavoz podría verse acorralado o dar respuestas inadecuadas.
• Pérdida de control sobre la narrativa: los medios podrían tergiversar la información si no se proporciona un mensaje claro.

Un portavoz preparado, por el contrario, logra transmitir seguridad, mantener la calma y proyectar confianza incluso en los momentos más complicados.

¿Cómo debe comunicar un portavoz en una crisis?

La comunicación en una crisis debe ser estratégica y alineada con los valores de la empresa. Algunas de las mejores prácticas que un portavoz debería poner en marcha serían:

• Transparencia y veracidad: ocultar información o mentir puede agravar la crisis. Es esencial hablar con claridad y honestidad.
• Empatía y cercanía: demostrar comprensión hacia los afectados genera confianza y reduce el impacto negativo.
• Control del lenguaje corporal: la comunicación no verbal es tan importante como las palabras. Un portavoz debe transmitir seguridad y calma.
• Preparación de mensajes clave: no improvisar. Es vital ensayar declaraciones y anticipar preguntas complicadas.
• Manejo adecuado de los tiempos: responder rápidamente para evitar especulaciones, pero sin precipitarse.

¿Por qué debe recibir una preparación y formación previa?

La formación de portavoces no sólo mejora la calidad de la comunicación, sino que también permite a la empresa estar lista para cualquier eventualidad. Un portavoz entrenado puede marcar la diferencia entre una crisis bien gestionada y un desastre comunicacional.

A través de esta formación previa, el portavoz de una organización logrará:

• Dominar técnicas de comunicación: saber cómo hablar ante cámaras, manejar entrevistas y responder preguntas difíciles.
• Controlar el estrés y la presión: desarrolla habilidades para mantener la calma en situaciones tensas.
• Simulaciones y entrenamiento en crisis: la práctica con escenarios reales ayuda a preparar respuestas efectivas.
• Mejorar la imagen corporativa: una comunicación profesional refuerza la reputación y confianza en la empresa.

Ballesteros Comunicación de Litigios: expertos en formación de portavoces

En nuestra consultora, somos especialistas en comunicación de crisis y formación de portavoces. Ofrecemos entrenamientos personalizados que preparan a los portavoces de cualquier empresa para enfrentar los desafíos de la comunicación en situaciones de crisis.

Nuestros programas incluyen:

• Simulaciones de entrevistas con periodistas reales.
• Técnicas de comunicación verbal y no verbal para transmitir confianza.
• Estrategias de control de crisis para una respuesta efectiva y coordinada.
• Entrenamiento en gestión de redes sociales y comunicación digital en crisis.

Contar con un portavoz bien entrenado es fundamental para proteger y mejorar la reputación empresarial. Contáctanos y prepararemos a su equipo para comunicar con eficacia en cualquier escenario.